Krajowy System e-Faktur to jedna z największych zmian w polskim prawie podatkowym od lat. Mimo że termin wdrożenia zbliża się nieuchronnie, wiele firm wciąż ma luki w wiedzy na ten temat. Oto 10 kwestii, które warto znać.
1. Czym właściwie jest KSeF? To ogólnokrajowy system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Nie jest to aplikacja – to infrastruktura, przez którą będzie przepływać całość polskiego fakturowania B2B.
2. KSeF od kiedy system jest obowiązkowy? Wdrożenie przebiega etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których sprzedaż przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm. Najmniejsze podmioty z miesięczną sprzedażą brutto poniżej 10 tys. zł mają czas do 1 stycznia 2027 r.
3. Czy KSeF dotyczy sprzedaży do konsumentów? Nie. Faktury konsumenckie (B2C) nie są przesyłane do systemu – przedsiębiorcy nadal stosują dla nich formę papierową lub cyfrową uzgodnioną z nabywcą.
4. Co z fakturami z kas fiskalnych? Faktury dokumentujące sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragony z NIP do 450 zł, są zwolnione z KSeF do 31 grudnia 2026 r.
5. Jak działa autoryzacja w systemie? Autoryzacja to proces weryfikacji tożsamości użytkownika, który potwierdza, że ma on prawo do działania w systemie. W zależności od prowadzonej działalności, do korzystania z KSeF niezbędny jest: dla osób fizycznych – kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany lub mObywatel dla firm i innych podmiotów – kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub ZAW-FA
6. Co to jest tryb offline24? Tryb offline24 w KSeF to awaryjna procedura, która umożliwia wystawianie faktur, gdy system jest niedostępny – np. z powodu awarii sieci internetowej u podatnika lub problemów technicznych. Faktury wystawione w trybie offline24 muszą zostać przesłane do systemu w ciągu 1 dnia roboczego od daty ich wystawienia.
7. Czy KSeF krok po kroku jest trudny do wdrożenia? Niekoniecznie. Warto zacząć od poznania aktualnego przepływu faktur w firmie. Kolejny krok to wybór programu do faktur z gotową integracją z KSeF, który wyeliminuje konieczność ręcznego przesyłania dokumentów.
Przed wdrożeniem systemu warto przeprowadzić testy i przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie.
8. Jaką korzyść finansową daje KSeF? Jedną z najbardziej wymiernych korzyści jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni, co poprawia płynność finansową firm.
9. Czy grożą kary za brak wdrożenia? Ustawa przewiduje sankcje pieniężne za niewystawienie faktury przez KSeF w wyznaczonym terminie. Jednocześnie rok 2026 jest traktowany jako okres ochronny – kary za błędy i niedostosowanie systemów są zawieszone do końca 2026 r.
10. KSeF kiedy wchodzi w zakres przelewów bankowych? Od 1 stycznia 2027 r. podawanie numeru KSeF stanie się elementem każdego przelewu między podatnikami, w tym płatności z mechanizmem podzielonej płatności.
Jeśli szukasz prostego narzędzia, które już teraz obsługuje wystawianie e-faktur zgodnych z KSeF, warto sprawdzić Fakturownię – intuicyjny program do faktur online, który integruje się z Krajowym Systemem e-Faktur i pozwala przygotować się na nadchodzące zmiany bez zbędnego stresu.
*artykuł sponsorowany
